E-Rechnung 2027: Was Betriebe jetzt tun müssen

In drei Monaten ändert sich für viele Betriebe in Bayerisch-Schwaben etwas Grundlegendes beim Rechnungsschreiben. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht haben, Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Die PDF per Mail reicht dann nicht mehr.

Das klingt nach Bürokratie – und ist es auch. Aber die Umstellung ist machbar, wenn Sie jetzt anfangen und nicht erst Ende Dezember.

Kurz gesagt

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 müssen Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Stand: September 2026 – bitte Einzelfälle immer mit der Steuerberatung abstimmen.

Der Zeitplan auf einen Blick

Für einen Handwerksbetrieb mit zehn Leuten heißt das oft: Die Grenze von 800.000 € ist schneller erreicht, als man denkt. Ein Elektro- oder SHK-Betrieb in dieser Größe liegt nicht selten darüber. Schauen Sie deshalb jetzt auf Ihre Zahlen für 2026 – nicht erst im Februar.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Hier liegt das häufigste Missverständnis: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das ein Buchhaltungsprogramm ohne Abtippen lesen kann. Die zwei gängigen Formate in Deutschland:

• XRechnung – eine reine Datendatei (XML). Für Menschen ohne passende Software nicht direkt lesbar. Bei Aufträgen der öffentlichen Hand ist sie schon länger üblich.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten. Für viele kleine Betriebe der bequemste Weg.

Welches Format besser zu Ihnen passt, hängt vor allem davon ab, was Ihre Kunden verlangen. Viele Firmenkunden akzeptieren beides.

Wer ist nicht betroffen?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind nach aktuellem Stand:

• Rechnungen an Privatkunden. Die Badsanierung beim Hausbesitzer bleibt, wie sie ist.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto).
• Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Gemischte Betriebe – etwa ein Schreiner mit Privat- und Firmenkunden – brauchen die E-Rechnung also nur für den Firmenteil. In der Praxis stellen die meisten trotzdem alles auf ein System um, weil zwei parallele Wege mehr Arbeit machen.

Der 10-Punkte-Fahrplan bis zum 31. Dezember

Wenn Ihr Betrieb 2026 über 800.000 € liegt, gehen Sie diese Liste bis Weihnachten durch. Liegen Sie darunter, haben Sie ein Jahr mehr Zeit – nutzen Sie es trotzdem.

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegen Sie über oder unter 800.000 €? Kurz mit der Steuerberatung abstimmen.
2. Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Viele Programme können das bereits nach einem Update oder gegen Aufpreis.
3. Stammdaten der Firmenkunden aktualisieren. Vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-ID, bei Behörden die Leitweg-ID.
4. Pflichtangaben prüfen. Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft – fehlende Felder fallen sofort auf.
5. Die zehn wichtigsten Firmenkunden fragen, welches Format und welchen Versandweg sie wünschen (E-Mail-Adresse für Rechnungen, Portal, Format).
6. Eine Testrechnung an einen freundlichen Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen.
7. Empfang sauber regeln. Eine feste Adresse wie rechnung@ihr-betrieb.de, von der aus Rechnungen direkt in die Buchhaltung gehen.
8. Archivierung klären. Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung selbst, also die strukturierte Datei – nicht nur ein Ausdruck. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren.
9. Abläufe mit der Steuerberatung abstimmen. Wie kommen die Rechnungen künftig zu DATEV oder ins Buchhaltungsprogramm?
10. Mitarbeitende einweisen. Wer Rechnungen schreibt, muss wissen, was sich ändert – und dass „Als PDF speichern” nicht mehr reicht.

Der eigentliche Gewinn: Rechnungen, die sich selbst verbuchen

Die Pflicht ist lästig, aber sie hat eine gute Seite. Wenn Rechnungen als Daten kommen, muss niemand mehr Beträge, Rechnungsnummern und Lieferanten abtippen. Eingehende E-Rechnungen können automatisch erkannt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden.

Genau hier sparen Betriebe am meisten Zeit – nicht beim Ausstellen, sondern beim Verarbeiten der Eingangsrechnungen. Wie das konkret aussieht, zeigen wir bei der automatischen Rechnungsverwaltung.

Typische Fehler, die wir gerade oft sehen

• „Unser Programm macht das schon.” Oft kann es das nur in einer teureren Version oder nach einem Update, das niemand installiert hat. Prüfen, nicht vermuten.
• PDF mit „E-Rechnung” im Dateinamen. Der Name ändert nichts am Format.
• E-Rechnungen im Postfach ausdrucken und abheften. Aufbewahrt werden muss die Datei.
• Alles auf Dezember schieben. Rund um den Jahreswechsel sind Softwareanbieter, IT-Dienstleister und Steuerbüros ohnehin ausgelastet.

Sie wollen das nicht allein durchziehen?

Wir prüfen mit Ihnen, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungs-fähig ist, richten den Empfang sauber ein und verbinden alles mit Ihrer Buchhaltung – persönlich, vor Ort in Wertingen, Augsburg, Dillingen und Donau-Ries. Mehr unter Digitalisierung & Prozesse oder direkt im kostenlosen Erstgespräch.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Er fasst die Rechtslage nach dem Wachstumschancengesetz mit Stand September 2026 zusammen. Für Ihren Einzelfall ist Ihre Steuerberatung die richtige Ansprechpartnerin.