Was kostet KI-Beratung im Mittelstand?

„Wir müssten mal was mit KI machen — aber was kostet so etwas eigentlich?” Diese Frage hören wir in fast jedem Erstgespräch. Und sie ist berechtigt, denn der Markt ist unübersichtlich: Zwischen kostenlosen Webinaren, die vor allem verkaufen wollen, und Agentur-Angeboten mit fünfstelligen „KI-Strategie-Projekten” liegt eine ganze Welt.

Hier ist die ehrliche Antwort — mit echten Zahlen, damit Sie einordnen können, was seriös ist und was nicht.

Die kurze Antwort: drei Preisstufen

Für einen kleinen oder mittleren Betrieb besteht KI-Einführung sinnvollerweise aus drei Bausteinen — und jeder hat seine eigene Preisklasse:

1. Der Einstieg: KI-Potenzial-Workshop — ab ca. 690 € Ein halber Tag, an dem ein Berater Ihren Alltag durchgeht und herausfindet, wo KI wirklich Zeit spart — und wo sie nur Spielerei wäre. Das Ergebnis ist ein priorisierter Fahrplan. Wichtig: Ein guter Workshop endet auch mal mit „lohnt sich bei Ihnen noch nicht”. Das ist kein Misserfolg, sondern gespartes Geld.

2. Die Umsetzung: ein konkreter Anwendungsfall — ab ca. 1.500 € Ein einzelner, sauber umgesetzter Automatisierungs-Fall: Angebotsentwürfe, Berichts- Erstellung, Datenübertragung zwischen Programmen. Spezialfälle wie ein KI-Telefonassistent liegen bei ab ca. 990 € Einrichtung. Entscheidend: klein anfangen, mit dem Fall, der das beste Verhältnis aus Aufwand und Nutzen hat — nicht mit dem Mammutprojekt.

3. Der Betrieb: laufende Kosten — oft zweistellig pro Monat KI-Werkzeuge kosten laufend Geld: Software-Abos, Nutzung nach Verbrauch, gelegentliche Anpassungen. Für typische Kleinbetriebe reden wir über zweistellige bis niedrige dreistellige Beträge im Monat. Seriöse Berater legen diese Folgekosten vor dem Projekt offen — nicht danach.

Alle Zahlen sind Richtwerte (netto) — den genauen Rahmen bestimmt Ihr Anwendungsfall. Unsere aktuellen Richtpreise stehen öffentlich auf der Seite KI & Automatisierung.

Wovon der Preis wirklich abhängt

Vier Faktoren bestimmen, wo Sie in diesen Spannen landen:

• Wie viele Systeme beteiligt sind. Ein Textbaustein-Workflow ist schnell gebaut; eine Automatisierung, die Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail verbindet, braucht mehr Sorgfalt.
• Wie sauber Ihre Daten und Abläufe sind. Wenn erst Papier- und Excel-Chaos aufgeräumt werden muss, kommt ein Stück Prozess-Digitalisierung vor die KI.
• Datenschutz-Anforderungen. EU-Verarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag, saubere Konfiguration — das gehört bei uns immer dazu, kostet aber Einrichtungszeit.
• Wie viel Ihr Team übernehmen soll. Mit guter Einweisung pflegen viele Betriebe ihre Lösungen später selbst — das senkt die Folgekosten deutlich.

Die wichtigere Rechnung: Was bringt es?

Kosten ohne Nutzen zu betrachten ist sinnlos. Ein Beispiel aus unserer Arbeit in der Region: Bei einem Betrieb haben wir die monatliche Übertragung der Lohndaten aus Excel nach DATEV automatisiert — rund 35 Stunden pro Monat gespart, Monat für Monat. Die Einrichtung hatte sich nach wenigen Wochen bezahlt gemacht.

Das ist die Rechnung, die zählt: Einmalkosten geteilt durch monatlich gesparte Stunden. Für Ihre eigene Schätzung haben wir einen kostenlosen ROI-Rechner — 30 Sekunden, vier Regler, ehrliches Ergebnis.

Woran Sie unseriöse Angebote erkennen

Der KI-Boom zieht leider auch Glücksritter an. Warnsignale:

• „KI-Strategie” ohne konkreten Anwendungsfall — fünfstellige Konzepte, aus denen nie ein Werkzeug wird, das jemand benutzt.
• Druck und Angst („Wer jetzt nicht auf KI setzt, ist in zwei Jahren weg”) — seriöse Beratung rechnet vor, statt zu drohen.
• Kein Wort zum Datenschutz — wer DSGVO erst auf Nachfrage erwähnt, hat sie nicht eingeplant.
• Keine Folgekosten genannt — jedes KI-Werkzeug hat laufende Kosten; wer sie verschweigt, verschiebt die Überraschung nur.
• Alles auf einmal — zehn Anwendungsfälle im ersten Angebot sind kein Ehrgeiz, sondern ein Umsatzziel.

Regional statt anonym: warum Nähe sich auszahlt

KI-Beratung lebt davon, den Betrieb wirklich zu verstehen — und das geht am besten vor Ort, an der Werkbank und im Büro, nicht in der dritten Videokonferenz. Für Betriebe zwischen Wertingen, Dillingen, Augsburg und Günzburg machen wir genau das: hinkommen, zuhören, in Klartext erklären. Mehr dazu auf unserer Seite KI-Beratung in Wertingen & Bayerisch-Schwaben.

Fazit: Einstieg ab wenigen hundert Euro — Ehrlichkeit unbezahlbar

KI-Beratung im Mittelstand muss kein Fünfstellen-Abenteuer sein: Ein ehrlicher Workshop kostet so viel wie ein guter Werkzeugsatz, die erste Umsetzung so viel wie eine solide Bürowoche — und rechnet sich, wenn der Anwendungsfall stimmt, innerhalb weniger Monate.

Wenn Sie wissen wollen, was das für Ihren Betrieb konkret heißt: Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir es gemeinsam durch — und sagen Ihnen auch dann ehrlich Bescheid, wenn KI bei Ihnen (noch) nicht die beste Investition ist.