Stundenzettel aus Excel in DATEV übernehmen

Monatsanfang im Lohnbüro. 17 Mandanten schicken 17 Excel-Dateien – und keine sieht aus wie die andere. Der eine schreibt „8,5”, der nächste „08:30”. Bei einem steht die Kopfzeile in Zeile 7, weil oben noch Logo und Firmenname sitzen. Beim vierten gibt es drei Blätter, eins pro Halle. Und irgendwo steht eine Summenzeile, die beim Abtippen niemand mitzählen darf.

Das Ergebnis kennt jedes Lohnbüro: Tage voller Abtipparbeit – und trotzdem die Sorge, dass irgendwo ein Zahlendreher in der Abrechnung landet.

Kurz gesagt

DATEV kann Stunden, Zuschläge und andere Bewegungsdaten über eine Importschnittstelle übernehmen – aber nur in einem festen Format. Die eigentliche Arbeit ist, das Mandanten-Excel in dieses Format zu bringen und vorher zu prüfen. Genau dieser Schritt lässt sich automatisieren.

Warum Abtippen so viel teurer ist, als es aussieht

Rechnen wir es ehrlich durch. Ein Lohnbüro betreut 17 Betriebe mit zusammen rund 300 Mitarbeitenden. Pro Person müssen jeden Monat Stunden, Zuschläge und oft ein geänderter Stundenlohn übertragen und kontrolliert werden. Bei rund acht Minuten pro Person sind das:

300 Mitarbeitende × 8 Minuten = 2.400 Minuten = 40 Stunden im Monat.

Das ist keine Schätzung aus dem Lehrbuch. Genau diese Größenordnung hatte ein Lohnbüro, dessen Import wir automatisiert haben: 300 Mitarbeitende, 17 Betriebe, monatlich wechselnde Stundenlöhne. Vorher rund 40 Stunden Erfassung, heute rund 2 Stunden.

Dazu kommen die Kosten, die in keiner Zeiterfassung auftauchen: Korrekturabrechnungen nach Tippfehlern, Rückfragen beim Mandanten und die Zeit, die eine erfahrene Fachkraft mit Arbeit verbringt, die keine Fachkraft braucht.

Die 7 Excel-Fallen, an denen jeder Import scheitert

Wer schon einmal eine Mandanten-Datei „einfach schnell” importieren wollte, kennt die meisten davon. Diese Tabelle zeigt, was passiert – und was hilft.

Falle Nummer 2 ist die gemeinste. Sie sieht in Excel völlig harmlos aus – „08:30” steht ja da. Aber Excel speichert Uhrzeiten als Anteil eines Tages. Wer die Zelle ungeprüft übernimmt, rechnet mit 0,354 statt mit 8,5 Stunden. Merkt das niemand, bekommt ein Mitarbeiter plötzlich einen Bruchteil seines Lohns.

Die Prüfregeln, die vor jedem Import laufen sollten

Egal ob Sie abtippen, mit Makros arbeiten oder automatisieren: Diese Kontrollen gehören vor jeden Import. Drucken Sie die Liste ruhig aus.

Fehler – der Import darf nicht laufen:

• Jede Personalnummer existiert im Personalstamm des Mandanten.
• Keine Person steht doppelt im selben Monat.
• Der Abrechnungsmonat stimmt (nicht versehentlich die Datei vom Vormonat).
• Negative Werte gibt es nur bei Abzügen.

Warnungen – bewusst prüfen und bestätigen:

• Mehr als 250 Stunden bei einer Person im Monat? Möglich, aber selten.
• Wer war im Vormonat dabei und fehlt jetzt? Kündigung – oder vergessen?
• Die Summe je Lohnart passt zur Summenzeile im Mandanten-Excel.
• Neue Spalte in der Datei, die es letzten Monat noch nicht gab.

Der Unterschied zwischen Fehler und Warnung ist wichtig. Fehler blockieren. Warnungen werden bewusst abgehakt – mit Namen und Zeitpunkt. So ist später nachvollziehbar, wer was geprüft hat.

Noch ein Tipp: Formulieren Sie Fehlermeldungen so, dass man sie ohne Handbuch versteht. „Zeile 34 (Mai_Stunden.xlsx, Blatt ‚Halle 2’): Personalnummer 4711 ist im Personalstamm nicht vorhanden” spart mehr Zeit als „Fehler 42”.

Drei Wege im Vergleich

Ehrlich gesagt: Für ein Lohnbüro mit zwei kleinen Mandanten lohnt sich keine Software. Ein sauberes Makro reicht dann völlig. Ab etwa zehn Mandanten mit eigenen Formaten sieht die Rechnung anders aus – dort frisst die Pflege der Makros schnell mehr Zeit, als sie spart.

So läuft ein automatischer Import ab

Wir haben für genau dieses Problem LohnImport gebaut. Der Ablauf pro Monat hat vier Schritte:

1. Mandant und Monat wählen.
2. Excel hochladen – so, wie der Mandant es geschickt hat.
3. Ampel prüfen: Rot blockiert, Gelb wird bewusst bestätigt, Grün passt.
4. DATEV-Dateien herunterladen und importieren – für LODAS oder Lohn und Gehalt.

Beim ersten Mal wird pro Mandant festgelegt, welche Spalte welcher Lohnart entspricht. Eine KI schlägt die Zuordnung vor; sie sieht dabei nur die Struktur der Datei, keine Namen und keine Löhne. Ab dem zweiten Monat wird das Format wiedererkannt. Ändert der Mandant etwas, erscheint eine Warnung statt eines stillen Fehlers.

Monatlich wechselnde Stundenlöhne werden gleich als Stammdaten-Import mit erzeugt. Das war im Referenzfall der größte Zeitfresser.

Was Sie heute schon tun können – ohne jede Software

Auch ohne Automatisierung wird der Monatsanfang ruhiger, wenn Sie Ihre Mandanten um fünf Dinge bitten:

1. Personalnummer in jede Zeile. Namen allein führen früher oder später zu Verwechslungen.
2. Stunden als Dezimalzahl. 8,5 statt 08:30.
3. Eine Datei pro Monat, mit dem Monat im Dateinamen.
4. Keine Summenzeilen zwischen den Mitarbeitenden, höchstens ganz unten.
5. Ein fester Abgabetermin, zum Beispiel der zweite Werktag.

Ein freundliches Anschreiben mit diesen fünf Punkten und einer Mustervorlage wirkt oft schon Wunder. Mehr dazu, wie Sie neue Mitarbeitende ohne Zettel in DATEV bekommen, lesen Sie auf unserer Seite zur Lohnabrechnung in DATEV ohne Abtippen.

Wie viele Stunden stecken bei Ihnen im Abtippen?

Rechnen Sie einmal nach: Mitarbeitende über alle Mandanten × Minuten pro Person. Liegt das Ergebnis über zehn Stunden im Monat, lohnt sich ein genauer Blick.

Schicken Sie uns eine anonymisierte Beispieldatei eines Mandanten. Im kostenlosen Gespräch zeigen wir Ihnen in 15 Minuten, wie der Import dafür aussehen würde – und ob sich das für Ihr Büro überhaupt rechnet.