Lohnabrechnung in DATEV ohne Abtippen

Prüfen und freigeben statt tippen

Drei Dinge ändern sich für Ihr Lohnbüro:

1. Kein händisches Eintragen mehr von Stunden, Zuschlägen, Vorschüssen und Auslagen in DATEV. Die Monatswerte kommen über eine auf den Mandanten angepasste Schnittstelle in DATEV Lohn und Gehalt.
2. Kein händisches Überarbeiten von Stammdaten mehr. Stundenlohn, Bankverbindung, Adresse und andere Änderungen werden als Stammdaten-Import eingespielt statt in DATEV nachgeklickt.
3. Neue Mitarbeiter werden automatisiert in DATEV angelegt. Der Mitarbeiter füllt einen digitalen Personalfragebogen aus, die Daten werden geprüft und als Stammdaten in DATEV importiert.

Zusammen: Das Lohnbüro prüft und gibt frei, statt zu tippen.

Selbst ausprobieren, ohne Anmeldung: In der Live-Demo wandeln Sie eine Beispiel-Gehaltsliste oder Ihre eigene Excel direkt im Browser in eine DATEV-Importdatei um. Nichts wird hochgeladen.

Die drei Bausteine

Baustein 1: Monatswerte importieren statt abtippen

Problem: Mandanten liefern monatlich eine Excel-Gehaltsliste — Stunden, Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, Urlaub, Vorschüsse, einbehaltenes Bargeld, Verpflegungspauschale, Trinkgeld. Das Lohnbüro tippt diese Werte pro Mitarbeiter und pro Lohnart in die DATEV-Monatserfassung. Bei 20 bis 40 Mitarbeitern und mehreren Lohnarten sind das mehrere hundert Eingaben pro Mandant und Monat, jede mit Tippfehlerrisiko.

Lösung: Eine auf die Excel-Vorlage des Mandanten angepasste Schnittstelle wandelt die Liste in eine Importdatei für DATEV Lohn und Gehalt um. Das Lohnbüro importiert die Datei in DATEV (Erfassen → Bewegungsdaten → Importieren). Einmalige Einrichtung pro Mandant, danach monatlich: Excel hochladen, Vorschau prüfen, importieren.

Was die Schnittstelle leistet — verifiziert, in Betrieb:

• Erkennung von Firma, Monat und Jahr aus dem Dateinamen.
• Prüfung der Excel-Struktur vor der Umwandlung; eine falsche oder veränderte Vorlage wird abgewiesen.
• Lohnarten-Mapping pro Mandant, angepasst an dessen Lohnartenkatalog in DATEV.
• Automatische Umrechnungen, zum Beispiel Urlaub von Euro in Stunden über den Stundensatz.
• Plausibilitätsprüfung: Soll-Grundgehalt gegen Stunden mal Stundensatz, Abweichungen werden angezeigt.
• Hinweis auf Werte, die bewusst nicht importiert werden, weil sie in DATEV woanders gepflegt werden (zum Beispiel Krank-Tage im Kalender).
• Vorschau aller Werte pro Mitarbeiter vor dem Download.
• Personalnummern-Zuordnung pro Mandant, mehrere Mandanten parallel, Backup der Zuordnungen.

Baustein 2: Stammdaten importieren statt nachpflegen

Problem: Änderungen an Stammdaten — Stundenlohn ab Monat X, neue Bankverbindung, Umzug — werden in DATEV pro Mitarbeiter von Hand geändert. Bei Stundenlohn-Anpassungen für 30 Mitarbeiter sind das 30 Mal die gleiche Maske.

Lösung: Änderungen kommen als Stammdaten-Importdatei in DATEV Lohn und Gehalt (ASCII-Import-Assistent → Stammdaten). Stundenlöhne werden historisiert, also gültig ab Monat, sodass die Abrechnung automatisch den richtigen Satz nimmt. Diesen Weg nutzen wir bereits produktiv für Stundenlohn-Änderungen.

Baustein 3: Mitarbeiter automatisiert anlegen

Problem: Die Anlage eines neuen Mitarbeiters dauert mit Rückfragen oft einen halben Tag, verteilt über mehrere Tage: Ausweisfoto per WhatsApp, fehlende Steuer-ID, unleserliche IBAN, falsche Krankenkasse — dann Abtippen in acht DATEV-Masken.

Lösung: Ein digitaler Personalfragebogen, den der Mitarbeiter selbst ausfüllt:

• Mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Rumänisch, Polnisch, Russisch, Ukrainisch) — die Ausgabe an das Lohnbüro ist immer auf Deutsch.
• Prüfung beim Ausfüllen: IBAN mit Prüfziffer und Anzeige der Bank, Steuer-ID mit Prüfziffer, Sozialversicherungsnummer im Abgleich mit Geburtsdatum und Geburtsname, Krankenkasse aus Auswahlliste, Postleitzahl gegen Ort, Pflichtfelder je nach Staatsangehörigkeit und Vertragsart, Minijob-Grenze gegen Stundensatz und Wochenstunden.
• Die geprüften Daten werden gesammelt und als Stammdaten-Import in DATEV Lohn und Gehalt eingespielt. Der Mitarbeiter ist angelegt, die Personalnummer ist gleichzeitig für den Monatsimport aus Baustein 1 bekannt.
• Felder, die DATEV nicht per Import annimmt, bekommt das Lohnbüro als kurze Nachtrage-Liste.

Stand: Baustein 1 und 2 sind in Betrieb, Baustein 3 wird gerade umgesetzt.

So läuft ein Monat ab

Monatswerte: Der Mandant schickt seine Excel-Gehaltsliste wie bisher. Das Lohnbüro lädt sie hoch, prüft die Vorschau — pro Mitarbeiter, pro Lohnart, mit Hinweisen auf Abweichungen — und importiert die Datei in DATEV. Fertig.

Neue Mitarbeiter: Das Lohnbüro schickt dem Mandanten oder direkt dem Mitarbeiter den Link zum Fragebogen. Der Mitarbeiter füllt ihn in seiner Sprache aus, die Eingaben werden sofort geprüft. Das Lohnbüro prüft die deutsche Zusammenfassung, importiert die Stammdaten und ergänzt die wenigen Felder von der Nachtrage-Liste.

Datenschutz: Ihre Lohndaten bleiben bei Ihnen

Die Schnittstelle läuft im Browser des Lohnbüros. Excel-Dateien und Lohndaten werden nicht auf einen Server hochgeladen — es gibt keinen fremden Speicherort, den Sie in einem Verarbeitungsverzeichnis erklären oder gegenüber Mandanten rechtfertigen müssten. Der Zugang ist passwortgeschützt.

Für wen

Lohnbüros, Steuerkanzleien und Unternehmen mit eigenem Lohnbüro, die DATEV Lohn und Gehalt nutzen und Mandanten mit Stundenlöhnern abrechnen — Mietwagen und Shuttle, Gastronomie, Logistik, Reinigung. Jede Branche mit einer festen Excel-Vorlage.

Einführung

1. Analyse der Excel-Vorlage und des Lohnartenkatalogs.
2. Anpassung der Schnittstelle auf den Mandanten.
3. Einmalige Einrichtung der Import-Profile in DATEV — Anleitung wird mitgeliefert.
4. Testmonat parallel zur manuellen Erfassung, dann Umstellung.

Der schnellste Weg, es zu prüfen

Nach einem kurzen Gespräch wandeln wir eine echte Gehaltsliste eines Mandanten testweise um (gern mit unkenntlich gemachten Namen). Sie sehen die Vorschau, wie sie in DATEV ankommen würde — dann wissen Sie, ob es für Sie funktioniert, bevor Sie etwas entscheiden.

Was das spart — ein Rechenbeispiel

Gemessen im Kundenprojekt: Beim Lohnbüro aus unserer Fallstudie sank der Aufwand für die Lohnerfassung von rund 40 Stunden auf rund 2 Stunden im Monat. Wie viel es bei Ihnen ist, hängt von Mitarbeiterzahl, Lohnarten und Fluktuation ab — deshalb zusätzlich ein nachvollziehbares Modell zum Selberrechnen. Rechenbeispiel, keine Messung:

Monatswerte, pro Mandant und Monat:

Vorher rund 65 Minuten, nachher rund 10 Minuten — rund 55 Minuten Ersparnis pro Mandant und Monat.

Mitarbeiteranlage, pro neuem Mitarbeiter:

Rund 40 Minuten Ersparnis pro Neuanlage. Bei Mandanten mit hoher Fluktuation kommen schnell 5 bis 10 Neuanlagen pro Monat zusammen.

Gesamtbeispiel: Fünf Mandanten mit je 25 Mitarbeitern und zusammen 8 Neuanlagen pro Monat, Stundensatz Lohnsachbearbeitung 60 € — rund 10 Stunden pro Monat, rund 120 Stunden und rund 7.000 € pro Jahr. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen nach; im Erstgespräch machen wir das gemeinsam.