Fallstudie · Lohnbuchhaltung

Von der Excel-Gehaltsliste zum DATEV-Import: aus 40 Stunden im Monat werden 2

Ein Lohnbüro in Bayern rechnet für 17 Betriebe mit zusammen rund 300 Mitarbeitenden die Stundenlöhne in DATEV Lohn und Gehalt ab. Monatswerte und Stammdaten kommen heute per Import statt Abtippen. Anonymisiert, aber echt.

Zur Leistung: DATEV-Lohnimport Test mit eigener Gehaltsliste

Lohnerfassung pro Monat

38 h weniger

rund 95 % weniger Aufwand
Vorher 40 h
Nachher 2 h

Gemessen im Projekt, eingeführt im Mai 2026.

40 h → 2 h
Lohnerfassung pro Monat, gemessen im Projekt
0
Tippfehler bei Zuschlägen – die Werte kommen 1:1 aus der Liste
Mai 2026
eingeführt, seitdem monatlich im Einsatz

Ausgangslage

Jeden Monat eine Excel, jede Zahl von Hand

Jeder der 17 Betriebe liefert monatlich eine Excel-Liste: Stunden, vier Zuschlagsarten (Nacht, Sonntag, Feiertag, Kombination), Urlaub in Euro, Vorschüsse, einbehaltenes Bargeld, Verpflegungspauschale und Trinkgeld. Jeder Wert wurde pro Mitarbeiter und Lohnart in die DATEV-Monatserfassung getippt – mehrere hundert Eingaben pro Monat, jede mit Tippfehlerrisiko. Stammdaten-Änderungen wie ein neuer Stundenlohn für die gesamte Belegschaft: ebenfalls von Hand, Mitarbeiter für Mitarbeiter. Unterm Strich rund 40 Stunden Lohnerfassung im Monat.

Besondere Anforderungen

Sechs Stellen, an denen „einfach importieren“ nicht reicht

01

Urlaub steht in Euro, DATEV will Stunden

Die Excel weist Urlaub als Betrag aus. Die Schnittstelle rechnet über den Stundensatz des Mitarbeiters in Stunden um – automatisch, pro Zeile.

02

Kontrollsumme nur zum Abgleich

Das Grundgehalt in der Excel ist eine interne Kontrollsumme und darf nicht importiert werden. Sie dient der Plausibilitätsprüfung: Stunden × Stundensatz muss dazu passen, Abweichungen werden angezeigt.

03

Krank-Tage gehören in den Kalender

Krank-Tage laufen bewusst nicht über den Import, sondern werden im DATEV-Kalender gepflegt. Die Vorschau weist darauf hin, statt sie stillschweigend zu überspringen.

04

Das 24-Stunden-Limit im Feld „Stundenanzahl“

Das DATEV-Feld „Stundenanzahl“ nimmt maximal 24 an. Monatsstunden müssen deshalb in das Feld „Wert“ geschrieben werden – der echte Stolperstein bei der Einrichtung.

05

Mehrere Mandanten, eigene Nummernkreise

Jeder Mandant hat eigene Berater- und Mandantennummern und eine eigene Personalnummern-Zuordnung. Firma, Monat und Jahr werden aus dem Dateinamen erkannt; Zuordnungen werden gesichert.

06

Stundenlohn-Änderungen als historisierte Stammdaten

Neue Stundensätze gehen als Stammdaten-Import mit Gültig-ab-Monat in DATEV, statt 30 Mal dieselbe Maske zu bedienen. Die Abrechnung nimmt automatisch den richtigen Satz.

Lösung

Angepasste Schnittstelle – drei Schritte pro Monat

Eine auf die Excel-Vorlagen und Lohnartenkataloge der Betriebe angepasste Schnittstelle wandelt die Liste in eine Importdatei für DATEV Lohn und Gehalt um. Sie läuft im Browser des Lohnbüros – keine Lohndaten auf fremden Servern, Zugang passwortgeschützt. Keine Anbindung über das DATEV-Rechenzentrum, kein Partnerprodukt von DATEV: Das Lohnbüro spielt die Importdateien selbst ein.

  1. 1

    Excel hochladen

    Die Gehaltsliste des Mandanten wird im Browser des Lohnbüros geladen. Die Struktur wird geprüft – eine veränderte Vorlage wird abgewiesen.

  2. 2

    Vorschau prüfen

    Alle Werte pro Mitarbeiter und Lohnart auf einen Blick, mit Hinweisen auf Abweichungen und auf bewusst nicht importierte Werte.

  3. 3

    In DATEV importieren

    Die Importdatei wird über Erfassen → Bewegungsdaten → Importieren eingespielt. Keine Daten verlassen den Rechner des Lohnbüros.

Ergebnis

Aus 40 Stunden im Monat werden 2

Der Aufwand für die Lohnerfassung der 17 Betriebe sank von rund 40 Stunden auf rund 2 Stunden im Monat – je Betrieb: hochladen, Vorschau prüfen, importieren. Eine Stundenlohn-Anpassung für die ganze Belegschaft ist seitdem ein Import statt 30 Mal dieselbe Maske. Eingeführt im Mai 2026.

  • Keine Tippfehler mehr bei den Zuschlägen – die Werte kommen 1:1 aus der Liste.
  • Abgleich über die Kontrollsumme: Abweichungen fallen vor dem Import auf, nicht danach.
  • Das Lohnbüro braucht die Mandanten-Excel nicht mehr im Detail zu kennen.

Nächste Stufe im selben Projekt · in Umsetzung

Neue Mitarbeiter legen sich selbst an

Ein digitaler Personalfragebogen in mehreren Sprachen (u. a. Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Rumänisch, Polnisch, Russisch, Ukrainisch) prüft beim Ausfüllen IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Pflichtfelder je Vertragsart. Die geprüften Daten gehen als Stammdaten-Import nach DATEV; die Personalnummer ist damit sofort für den Monatsimport bekannt. Diese Stufe wird gerade umgesetzt – Ergebniszahlen gibt es dafür noch nicht.

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