Hue.IT Solutions — IT-Lösungen für den Mittelstand

Leistung

Digitalisierung & Prozesse

Schluss mit Zettelwirtschaft und doppelter Tipparbeit — wir digitalisieren genau die Abläufe, die Sie täglich Zeit kosten.

  • Pragmatisch statt Tool-Schlacht
  • Quick-Wins zuerst
  • Ihre Leute machen mit

Richtwert

ab 1.500 €

Transparente Richtwerte statt Mondpreise. Den genauen Umfang klären wir unverbindlich im kostenlosen Erstgespräch.

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Wofür Sie uns brauchen

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Typische Situationen, in denen Mittelständler in Bayerisch-Schwaben uns ins Boot holen.

Alles läuft über Zettel und Excel

Aufträge auf Papier, Termine im Kopf, Zahlen in einer Excel-Liste, die nur einer pflegt. Es funktioniert irgendwie — aber jeder Handgriff kostet Zeit und nichts ist auf Knopfdruck da.

Dieselben Daten dreimal eintippen

Der Auftrag wandert vom Angebot ins Auftragsbuch, von dort in die Rechnung, dann noch in die Buchhaltung. Jedes Mal von Hand. Und jedes Mal kann sich ein Zahlendreher einschleichen.

Keiner weiß den Status eines Auftrags

Der Kunde ruft an und fragt, wie weit es ist — und drei Telefonate später weiß es vielleicht jemand. Der Überblick steckt in Köpfen und Zetteln, nicht an einem Ort.

Software gekauft, die keiner nutzt

Da war mal ein Programm, das alles besser machen sollte. Heute klickt es niemand mehr an, weil es nie richtig eingeführt wurde. Das Geld ist weg, die Zettelwirtschaft ist geblieben.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Niemand digitalisiert, weil „Digitalisierung“ auf einem Förderprospekt steht. Sie wollen, dass Ihre Leute weniger Zeit mit stumpfer Tipparbeit verbringen, dass ein Auftrag nicht zwischen drei Zetteln verloren geht und dass Sie abends nicht noch eine Excel-Liste nachpflegen müssen. Digitalisierung ist Mittel zum Zweck — und der Zweck heißt: weniger Reibung, mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.

Im Mittelstand sehen wir immer wieder dasselbe Bild: Über die Jahre hat sich eine Arbeitsweise eingespielt, die irgendwie funktioniert. Aufträge auf Papier, Termine im Kopf, Zahlen in einer Tabelle, die nur einer wirklich versteht. Solange wenig los ist, geht das gut. Wird es voll, rächt sich jeder Medienbruch: Es wird doppelt getippt, etwas bleibt liegen, ein Zahlendreher kostet einen Nachmittag.

Genau hier setzen wir an — nicht mit der ganz großen Tool-Schlacht, sondern mit einem nüchternen Blick darauf, wo bei Ihnen konkret Zeit verloren geht. Und dann holen wir genau diese Zeit zurück.

Wo im Mittelstand am meisten Zeit verloren geht

Bevor man irgendetwas digitalisiert, lohnt der ehrliche Blick darauf, wo die Stunden eigentlich versickern. Fast immer sind es dieselben drei Baustellen.

Doppelte Dateneingabe

Der Klassiker: Dieselbe Information wird mehrfach von Hand eingetippt. Der Kunde nennt am Telefon seine Daten, die landen auf einem Zettel. Aus dem Zettel wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag, aus dem Auftrag eine Rechnung — und jedes Mal tippt jemand Name, Adresse, Positionen neu ein. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch fehleranfällig. Jeder Tippvorgang ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, der später als Reklamation zurückkommt.

Rechnen Sie einmal grob nach: Wenn jeder Auftrag drei- oder viermal angefasst wird und Sie davon ein paar Dutzend im Monat haben, summieren sich da schnell Stunden, die niemand bezahlt — außer Ihnen, mit Lebenszeit.

Medienbrüche

Ein Medienbruch ist überall dort, wo Daten von einem Medium ins nächste umgeladen werden müssen, ohne dass die Systeme miteinander reden. Der Auftrag kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, landet in der Auftragsmappe, wird in die Excel-Liste übertragen und am Ende in die Buchhaltung getippt. Zwischen jedem dieser Schritte gibt es einen Bruch — und an jedem Bruch geht etwas verloren oder verzögert sich.

Medienbrüche sind tückisch, weil man sie im Alltag kaum noch wahrnimmt. „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Erst wenn man die Schritte einmal aufmalt, sieht man, wie oft ein und dieselbe Information durch die Hände wandert, bevor sie endlich dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Fehlende Übersicht

Die dritte große Zeitfalle ist die fehlende Übersicht. Der Kunde ruft an und fragt, wie weit sein Auftrag ist. Bei Zettelwirtschaft beginnt jetzt die Suche: Wer hat den Zettel? Ist die Ware schon raus? Hat der Kollege das überhaupt notiert? Drei Telefonate später weiß es vielleicht jemand. Diese Sucherei passiert jeden Tag, viele Male, und sie kostet kollektiv enorm viel Zeit.

Dazu kommt die Unsicherheit: Wenn niemand auf einen Blick sieht, was offen ist, was dringt und was liegen bleibt, dann fällt auch mal etwas durchs Raster. Ein vergessener Auftrag ist teurer als jede Software, die ihn sichtbar gemacht hätte.

Unser Ansatz: Quick-Wins statt Großprojekt

Es gibt zwei Wege, einen Betrieb zu digitalisieren. Der eine ist das große Projekt: Man kauft eine umfassende Software, krempelt alle Abläufe gleichzeitig um, schult zwei Tage am Stück — und hofft, dass am Ende alles besser ist. Dieser Weg klingt gründlich, scheitert aber oft. Er kostet viel Geld auf einmal, überfordert die Mannschaft und dauert so lange, dass die Begeisterung weg ist, bevor der erste Vorteil spürbar wird.

Wir gehen den anderen Weg. Wir suchen zuerst die Quick-Wins: die Stellen, an denen mit überschaubarem Aufwand sofort spürbar Zeit gespart wird. Vielleicht ist das der Auftrags-Status, den endlich jeder sehen kann. Vielleicht die Rechnung, die sich mit einem Klick aus dem Angebot erzeugt, statt neu getippt zu werden. Vielleicht ein simples gemeinsames Formular statt drei verschiedener Zettel.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist nicht nur das gesparte Geld. Es ist das Vertrauen. Wenn Ihre Leute nach zwei Wochen merken, dass eine lästige Doppelarbeit einfach weg ist, dann sind sie beim nächsten Schritt dabei — statt skeptisch die Arme zu verschränken. Erfolg, den man anfassen kann, ist der beste Treibstoff für jede Veränderung.

Wir denken dabei immer vom Nutzen her, nicht vom Werkzeug. Die Frage ist nie „Welche Software ist die modernste?“, sondern „Welcher Handgriff kostet Sie heute am meisten Zeit, und wie kriegen wir den weg?“. Erst aus der Antwort darauf ergibt sich, was überhaupt gebraucht wird.

Vom Zettel zum digitalen Ablauf — ein Beispiel

Damit das nicht abstrakt bleibt, ein typisches Beispiel — so oder ähnlich erleben wir es immer wieder.

Ein Handwerksbetrieb nimmt Aufträge am Telefon an. Der Mitarbeiter notiert sie auf einem Block, reißt den Zettel ab und legt ihn in eine Mappe. Aus dem Zettel tippt jemand am Nachmittag ein Angebot. Sagt der Kunde zu, wird daraus ein Auftrag — neu in eine Excel-Liste eingetragen. Ist die Arbeit erledigt, tippt das Büro die Rechnung, wieder mit denselben Positionen. Am Monatsende werden die Zahlen für die Buchhaltung zusammengesucht. Vier-, fünfmal wandert dieselbe Information durch verschiedene Hände und Medien.

So sieht der gleiche Ablauf danach aus: Der Auftrag wird einmal erfasst — strukturiert, an einem Ort, den alle sehen. Daraus entsteht das Angebot auf Knopfdruck. Sagt der Kunde zu, wird derselbe Datensatz zum Auftrag, ohne Neueingabe. Sein Status ist für jeden im Betrieb sichtbar: angenommen, in Arbeit, fertig, berechnet. Die Rechnung zieht sich die Positionen aus dem Auftrag, statt sie neu zu tippen. Und die Zahlen für die Buchhaltung sind ohne Suchen da, weil sie nie verloren gingen.

Der Clou: Für diesen Sprung braucht es selten ein riesiges, teures System. Häufig genügt eine durchdachte Kombination aus Werkzeugen, die ohnehin im Haus sind, sauber eingerichtet und so verbunden, dass die Daten von selbst fließen. Aus „dreimal tippen“ wird „einmal erfassen“. Das ist kein Hexenwerk — es ist nur selten jemand da, der sich in Ruhe darum kümmert.

Pragmatische Tool-Auswahl (warum wir selten das Teuerste empfehlen)

Es gibt einen Reflex in der IT-Branche: Für jedes Problem gibt es ein Tool, und gern darf es das größte und teuerste sein. Wir halten davon wenig. Die beste Software ist die, die Ihr Problem löst und die Ihre Leute tatsächlich benutzen — und das ist erstaunlich oft nicht die mit dem dicksten Funktionskatalog.

Sehr häufig steckt die halbe Lösung schon in dem, was Sie haben. Wer Microsoft 365 nutzt, hat damit bereits Werkzeuge für gemeinsame Listen, Formulare, einfache Abläufe und Automatisierung an Bord — sie müssen nur sinnvoll eingerichtet und zusammengesteckt werden. Manchmal liegt die Lösung auch in einer Branchensoftware, die schon gekauft, aber nie richtig ausgereizt wurde. Bevor wir Ihnen etwas Neues verkaufen, schauen wir, was das Vorhandene hergibt.

Neue Software empfehlen wir dann, wenn sie sich rechnet — wenn sie also entweder deutlich Zeit spart oder etwas ermöglicht, das anders gar nicht geht. Und auch dann gilt: Lieber ein schlankes Werkzeug, das genau Ihren Ablauf abbildet, als ein Schweizer Taschenmesser mit hundert Funktionen, von denen Sie drei nutzen und für die anderen 97 trotzdem zahlen.

Diese Haltung hat einen einfachen Grund. Wir leben nicht von Software-Provisionen, sondern davon, dass Sie zufrieden sind und uns weiterempfehlen. Eine teure Lösung, die im Betrieb verstaubt, bringt Ihnen nichts — und uns einen unzufriedenen Kunden. Deshalb ist „brauchen Sie wirklich“ bei uns eine ernst gemeinte Frage, keine Verkaufsfloskel.

„Machen die Mitarbeiter mit?“ — Veränderung im Betrieb

Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird — und sie ist berechtigt. Die beste Lösung nützt nichts, wenn sie keiner anfasst. Software scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass die Menschen nicht mitgenommen wurden.

Aus unserer Erfahrung machen Mitarbeiter mit, wenn drei Dinge stimmen. Erstens muss die Veränderung ihnen die Arbeit erleichtern, nicht nur dem Chef die Auswertung. Wer morgens nicht mehr drei Zettel suchen muss, ist schnell überzeugt. Zweitens darf es nicht alles auf einmal sein. Ein Ablauf nach dem anderen, mit Zeit zum Gewöhnen, ist verdaulich — ein kompletter Systemwechsel über Nacht macht Angst. Drittens braucht es jemanden, den man fragen kann, wenn etwas hakt, ohne sich dumm vorzukommen.

Genau das liefern wir mit. Wir schulen nicht in einem zweistündigen Frontalvortrag, nach dem die Hälfte vergessen ist, sondern am echten Arbeitsplatz, an echten Aufträgen. Wir sind erreichbar, wenn in der ersten Woche die typischen „Und wie mache ich jetzt …?“-Fragen kommen. Und wir nehmen das Tempo aus dem Betrieb auf, statt ein fremdes vorzugeben.

Eines sagen wir aber auch ehrlich: Ein bisschen Bereitschaft, etwas Neues zu lernen, braucht es schon. Wir können den Weg leicht machen, gehen muss ihn der Betrieb selbst. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Leute durchaus froh sind, wenn lästige Doppelarbeit verschwindet. Widerstand entsteht fast nie aus Bequemlichkeit, sondern aus der Sorge, dass es danach komplizierter wird. Diese Sorge nehmen wir ernst — und meistens lösen wir sie schon mit dem ersten spürbaren Quick-Win auf.

Papierlos arbeiten — realistisch betrachtet

„Papierlos“ ist so ein Wort, das gut klingt und schnell zur Ideologie wird. Wir sehen das nüchterner. Ziel ist nicht, jedes Blatt Papier abzuschaffen, sondern die Medienbrüche loszuwerden, die Zeit kosten. Ob am Ende noch ein Lieferschein auf Papier mitfährt, ist zweitrangig — entscheidend ist, dass die Information digital sauber erfasst ist und nicht dreimal abgetippt werden muss.

In vielen Betrieben ist ein realistisches Ziel nicht „null Papier“, sondern „kein doppeltes Erfassen“. Der Monteur draußen arbeitet vielleicht weiter mit einem ausgedruckten Auftrag in der Hand — aber er hakt ihn am Tablet ab, sodass das Büro in Echtzeit sieht, was erledigt ist, statt am Abend Zettel abzutippen. Das ist kein Widerspruch, das ist Pragmatismus.

Gleichzeitig gibt es Bereiche, in denen sich der Schritt zu wirklich papierlos deutlich lohnt: bei der Belegverwaltung etwa, wo Suchen, Ablegen und Wiederfinden von Papier echte Zeit frisst, oder bei Unterschriften, die digital schneller eingeholt sind als per Postweg. Wo das so ist, gehen wir es an. Wo Papier hingegen praktisch und unproblematisch ist, lassen wir es in Ruhe.

Wir verkaufen Ihnen also keine Vision vom papierlosen Büro. Wir schauen Ablauf für Ablauf, wo der Papierkram tatsächlich bremst — und räumen genau dort auf.

Vom Auftragszettel zum digitalen Ablauf — Station für Station

Das Beispiel von oben zeigt das Vorher und Nachher im Ganzen. Jetzt gehen wir denselben Weg noch einmal langsamer — Station für Station, so wie ein Auftrag tatsächlich durch den Betrieb wandert. Stellen Sie sich einen ganz normalen Handwerks-Auftrag vor: Ein Kunde ruft an, weil bei ihm die Heizung streikt. Schauen wir, wo heute die Zettel liegen bleiben — und was an jeder Station anders wird, wenn der Ablauf digital ist.

Anfrage. Heute: Der Kunde ruft an, der Kollege kritzelt Name, Adresse und „Heizung geht nicht“ auf einen Block. Reißt der Zettel ab oder rutscht er unter eine Mappe, ist die Anfrage weg — niemand merkt es, bis der Kunde verärgert nachfragt. Digital: Die Anfrage wird einmal in eine Maske getippt, mit Kunde, Anliegen und Dringlichkeit. Sie ist sofort gespeichert, taucht in der Übersicht auf und kann nicht mehr „verschwinden“.

Angebot. Heute: Aus dem Zettel tippt jemand am Nachmittag ein Angebot — Adresse neu, Positionen neu, alles von Hand. Ist der Kollege im Urlaub, sucht der Vertreter erst den Zettel und entziffert dann die Handschrift. Digital: Aus der erfassten Anfrage wird mit wenigen Klicks ein Angebot. Die Kundendaten stehen schon drin, häufige Positionen kommen aus einer hinterlegten Liste. Was vorher zwanzig Minuten Tipparbeit war, sind jetzt ein paar Minuten.

Terminplanung. Heute: Sagt der Kunde zu, wird der Termin in einen Papierkalender oder „in den Kopf“ eingetragen. Wer am Montag krank wird, dessen Termine kennt niemand sonst. Digital: Der Termin hängt direkt am Auftrag und liegt in einem gemeinsamen Kalender. Jeder im Büro sieht, wer wann wo ist — und kann umplanen, ohne fünf Leute anzurufen.

Ausführung. Heute: Der Monteur fährt mit einem ausgedruckten Zettel raus, notiert verbaute Teile und Stunden mit dem Kugelschreiber und bringt den Wisch abends zerknittert mit. Im Büro wird er abgetippt — wenn er lesbar ist. Digital: Der Monteur hakt den Auftrag am Telefon oder Tablet ab, erfasst Material und Zeit direkt vor Ort. Das Büro sieht in Echtzeit, dass der Auftrag erledigt ist, und muss am Abend nichts mehr abtippen.

Rechnung. Heute: Das Büro tippt die Rechnung — Adresse zum vierten Mal, Positionen aus dem zerknitterten Zettel zusammengesucht. Ein Zahlendreher, und die Reklamation ist programmiert. Digital: Die Rechnung zieht sich Kunde, Positionen, Material und Stunden direkt aus dem Auftrag. Ein Klick, prüfen, raus. Die Zahlen stehen ohne Suchen auch für die Buchhaltung bereit.

Zählen Sie einmal mit: Im Papier-Ablauf wird die Adresse des Kunden viermal getippt, die Positionen mindestens zweimal, und an drei Stellen kann ein Zettel verloren gehen. Im digitalen Ablauf wird jede Information genau einmal erfasst und wandert von dort durch alle Stationen. Genau das ist der Unterschied, der pro Auftrag Minuten und übers Jahr ganze Arbeitswochen spart — und der nebenbei die ärgerlichen Flüchtigkeitsfehler verschwinden lässt.

Die fünf Abläufe, bei denen sich Digitalisierung fast immer lohnt

Jeder Betrieb ist anders, aber bei der Frage „Wo anfangen?“ landen wir erstaunlich oft bei denselben fünf Abläufen. Hier ist der Hebel im Mittelstand am größten — und der Aufwand am überschaubarsten.

1. Angebote & Rechnungen

Das ist fast immer der lohnendste erste Schritt, weil hier dieselben Daten am häufigsten mehrfach durch die Hände gehen. Wenn Angebot, Auftrag und Rechnung auf demselben Datensatz aufbauen, fällt das Neutippen weg, die Zahlen stimmen zusammen und nichts geht zwischen „geschrieben“ und „bezahlt“ verloren. Schon das allein spart in vielen Betrieben mehrere Stunden pro Woche.

2. Zeiterfassung

Stunden auf Zettel, am Monatsende zusammengerechnet — das kostet nicht nur Zeit, es ist auch eine ständige Quelle für Streit und Schätzerei. Wird die Zeit direkt am Auftrag erfasst, am besten gleich vor Ort, weiß jeder am Monatsende genau, was wohin gehört. Die Lohnabrechnung wird schneller, die Nachkalkulation überhaupt erst möglich: Sie sehen, welcher Auftrag sich gerechnet hat und welcher nicht.

3. Dokumentenablage & Suche

„Wo ist nochmal der Lieferschein von dem Auftrag im März?“ — wenn diese Frage regelmäßig fällt, kostet die Suche bares Geld. Eine durchdachte, einheitliche Ablage, in der Dokumente am richtigen Auftrag oder Kunden hängen und sich durchsuchen lassen, holt diese Zeit zurück. Statt im Aktenordner oder in zehn Mail-Postfächern zu wühlen, finden Sie das richtige Blatt in Sekunden.

4. Auftrags- & Projektübersicht

Der Klassiker gegen die fehlende Übersicht: eine Stelle, an der jeder sieht, welcher Auftrag in welchem Status steckt — angenommen, in Arbeit, wartet auf Material, fertig, berechnet. Das spart die ständigen Rückfragen, verhindert, dass etwas liegen bleibt, und gibt dem Chef den Überblick zurück, ohne dass er ihn sich telefonisch zusammensuchen muss.

5. Interne Kommunikation

Vieles läuft im Betrieb noch über Zuruf, Haftnotiz und „sag das mal dem Kollegen“. Geht der Zuruf unter, geht die Info verloren. Wenn Absprachen, Infos und kleine Aufgaben an einem Ort landen — am besten gleich am passenden Auftrag —, muss niemand mehr im Kopf behalten, wem er was noch sagen wollte. Das nimmt gerade dem Chef viel von der Last, alles selbst weitertragen zu müssen.

Sie müssen diese fünf nicht auf einmal angehen — im Gegenteil. Wir suchen mit Ihnen den einen, der bei Ihnen am meisten weh tut, fangen dort an und gehen von da aus weiter.

Fördermittel: Digitalisierung muss nicht alles selbst zahlen

Viele Betriebe wissen gar nicht, dass sie für Digitalisierungsvorhaben nicht zwingend jeden Euro selbst tragen müssen. Bund und Freistaat Bayern haben über die Jahre verschiedene Förderprogramme für die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aufgelegt — der Digitalbonus Bayern ist hier das bekannteste Beispiel, daneben gibt es weitere Programme für Beratung, Software und Hardware. Je nach Vorhaben kann ein Teil der Kosten gefördert werden, sodass aus einem Projekt, das Sie sonst vielleicht aufgeschoben hätten, ein machbarer Schritt wird.

Wir nennen hier bewusst keine konkreten Summen, Förderquoten oder Fristen — und zwar aus gutem Grund: Förderkonditionen ändern sich, Programme laufen aus, neue kommen dazu. Eine Zahl, die heute stimmt, kann nächstes Jahr falsch sein, und mit veralteten Versprechen ist Ihnen nicht geholfen. Was im Moment für Ihren Betrieb gilt, klären wir verlässlich anhand der aktuellen Programmrichtlinien, bevor Sie sich auf etwas verlassen.

Was wir leisten: Wir schauen mit Ihnen, ob Ihr Vorhaben überhaupt in ein Förderprogramm passt, helfen, das Projekt so zuzuschneiden, dass es die Voraussetzungen erfüllt, und unterstützen bei den nötigen Unterlagen. Wir sind keine Förderberatung mit Stempel und versprechen Ihnen auch keinen Geldsegen — aber wir kennen die Programme so weit, dass keiner unserer Kunden eine naheliegende Fördermöglichkeit übersieht, nur weil niemand davon gesprochen hat. Und falls für Ihr Vorhaben am Ende doch keine Förderung in Frage kommt, sagen wir Ihnen das ehrlich, statt Ihnen Hoffnungen zu machen.

Change im Betrieb: Wie Sie Ihre Leute mitnehmen

Über die Frage, ob die Mitarbeiter mitmachen, haben wir oben schon gesprochen. Hier geht es um das Wie — also darum, wie man eine Veränderung im Betrieb so einführt, dass sie auch ankommt. Denn die häufigste Ursache, warum Digitalisierungsprojekte versanden, ist nicht die Technik. Es ist, dass die Leute außen vor blieben: Da wurde über ihre Köpfe hinweg etwas beschlossen, von oben verordnet, und an einem Montagmorgen lag plötzlich ein neues Programm auf dem Rechner, das keiner wollte und keiner verstand. So entsteht Widerstand — nicht aus Sturheit, sondern aus Überrumpelung.

Es geht anders, und es ist keine Raketenwissenschaft. Ein paar Dinge haben sich bewährt:

  • Klein anfangen. Nicht den ganzen Betrieb auf einmal umstellen, sondern mit einem einzigen, überschaubaren Ablauf starten. Ein erster kleiner Erfolg, den alle sehen, ist mehr wert als ein großer Plan, der niemanden überzeugt.
  • Vorreiter einbinden. In jedem Team gibt es jemanden, der Neuem gegenüber offen ist und bei den Kollegen etwas gilt. Wer den früh mit ins Boot holt, hat einen Fürsprecher im Betrieb — und nicht bloß eine Ansage von oben.
  • Am echten Arbeitsalltag testen. Nicht im stillen Kämmerlein ausdenken, wie es laufen soll, sondern mit echten Aufträgen ausprobieren, wo es hakt, und nachbessern. Die Leute, die damit arbeiten, wissen am besten, wo der Schuh drückt — fragen Sie sie.
  • Niemanden blamieren. Der ältere Kollege, der mit dem Tablet fremdelt, darf nicht vorgeführt werden. Wer Angst hat, sich zu blamieren, blockiert — wer in Ruhe und ohne Publikum lernen darf, macht mit. Geduld an dieser Stelle zahlt sich doppelt aus.

Wichtig ist auch das Tempo: Eine Veränderung braucht ein paar Wochen, bis sie sich „normal“ anfühlt. Wer in dieser Zeit erreichbar ist, die kleinen Fragen geduldig beantwortet und nicht beim ersten Murren wieder zum alten Zettel zurückkehrt, kommt durch. Genau diese Begleitung in den ersten Wochen sehen wir als unsere Aufgabe — nicht das Programm einzurichten und dann zu verschwinden, sondern dabei zu sein, bis die neuen Abläufe wirklich gelebt werden und sich keiner mehr vorstellen mag, wie es vorher mit den Zetteln war.

Warum aus Wertingen?

Weil Prozesse den Betrieb von innen betreffen — und das versteht man besser, wenn man ihn kennt. Wir sind in Bayerisch-Schwaben zuhause: in Wertingen, Dillingen, Augsburg, Donauwörth, Günzburg und im Donau-Ries. Für eine gemeinsame Prozess-Aufnahme oder eine Schulung am echten Arbeitsplatz sind kurze Wege Gold wert. Manches lässt sich aus der Ferne klären, aber gerade beim genauen Hinschauen, wie bei Ihnen wirklich gearbeitet wird, ist es etwas anderes, daneben zu stehen, als es sich erzählen zu lassen.

Dazu kommt: Wir kennen den Mittelstand hier. Handwerk, Produktion, Dienstleister. Wir wissen, dass bei Ihnen nicht eine Digitalisierungsabteilung entscheidet, sondern der Chef zwischen Baustelle und Büro — und dass die Lösung in den Alltag passen muss, nicht in eine Hochglanzbroschüre. Entsprechend reden wir Klartext und schlagen vor, was sich in Ihrem Betrieb auch leben lässt.

So fängt es an

Der erste Schritt ist ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Wir hören zu, fragen nach, wo bei Ihnen die meiste Zeit liegen bleibt, und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie wir helfen können. Passt es, machen wir eine Prozess-Aufnahme — und Sie haben danach zum ersten Mal schwarz auf weiß, wo in Ihren Abläufen die Stunden versickern und wo am schnellsten etwas zu holen ist.

Sie müssen für dieses Gespräch nichts vorbereiten und nichts schönreden. Bringen Sie ruhig Ihre Zettelwirtschaft mit, so wie sie ist — genau die ist nämlich der beste Ausgangspunkt. Wir fangen klein an, mit einem spürbaren Quick-Win, und gehen von dort aus Schritt für Schritt weiter, in dem Tempo, das zu Ihnen passt.

Ohne Buzzwords, ohne Mondpreise, ohne Tool-Schlacht — einfach Abläufe, die Ihnen Zeit zurückgeben. Reden wir darüber.

Was wir konkret tun

Klare Schritte statt Blackbox.

  1. 1

    Prozess-Aufnahme

    Wir gehen mit Ihnen Ihre Abläufe durch — vom Anruf bis zur Rechnung. Wir schauen, wo Zeit verloren geht, wo doppelt getippt wird und wo etwas liegen bleibt.

  2. 2

    Quick-Wins identifizieren

    Wir suchen zuerst die Stellen, an denen mit wenig Aufwand viel gewonnen ist. Was bringt sofort spürbar Entlastung, ohne dass der ganze Betrieb umgekrempelt wird?

  3. 3

    Pragmatische Tool-Auswahl

    Oft steckt die Lösung schon in dem, was Sie haben — in Microsoft 365, im vorhandenen Programm. Wir empfehlen neue Software nur, wenn sie sich wirklich rechnet.

  4. 4

    Schrittweise Einführung

    Wir krempeln nicht alles auf einmal um. Ein Ablauf nach dem anderen, immer so, dass der Betrieb weiterläuft und Ihre Leute mitkommen.

  5. 5

    Schnittstellen & Automatisierung

    Wo Daten heute von Hand wandern, bauen wir Brücken: Angebot wird zur Rechnung, Eingaben landen automatisch dort, wo sie hingehören. Tippen wird zur Ausnahme.

  6. 6

    Begleitung im Alltag

    Nach dem Start lassen wir Sie nicht allein. Wir sind da, wenn Fragen kommen, justieren nach und sorgen dafür, dass die neuen Abläufe wirklich gelebt werden.

Was es kostet

Transparente Richtwerte.

Jeder Betrieb tickt anders — diese Richtwerte geben Ihnen ein Gefühl für die Größenordnung. Was es bei Ihnen genau kostet, legen wir gemeinsam fest, ehrlich und ohne versteckte Posten.

Prozess-Check

ab 690 €

Wir nehmen Ihre Abläufe auf und zeigen, wo am meisten Zeit zu holen ist.

  • Aufnahme Ihrer wichtigsten Prozesse
  • Übersicht im Klartext, kein Technik-Kauderwelsch
  • Priorisierte Quick-Wins
  • 90-Minuten-Auswertung mit Ihnen
Beliebt

Digitalisierungs-Projekt

ab 1.500 €

Wir setzen die ersten Abläufe konkret um — vom Zettel zum digitalen Workflow.

  • Umsetzung der wichtigsten Quick-Wins
  • Pragmatische Tool-Auswahl & Einrichtung
  • Schulung Ihrer Mitarbeiter
  • Schrittweise Einführung ohne Stillstand
  • Schnittstellen, wo sie sich lohnen

Laufende Begleitung

ab 690 € / Tag

Wir bleiben dran — als fester Draht für die nächsten Schritte und den Alltag.

  • Fester Ansprechpartner für Prozessfragen
  • Schrittweise weitere Abläufe digitalisieren
  • Anpassungen, wenn sich etwas ändert
  • Wahlweise Tagessatz oder Monatspauschale

Alle Preise netto. Das Projekt rechnen wir nach klar abgesprochenem Umfang ab — keine Überraschungen am Ende.

Typischer Ablauf

So läuft die Zusammenarbeit.

  1. 1

    Erstgespräch (30 Min, kostenlos)

    Wir klären, wo bei Ihnen am meisten Zeit liegen bleibt, und ob die Zusammenarbeit für beide Seiten passt.

  2. 2

    Prozess-Aufnahme & Quick-Wins (1–2 Tage)

    Wir schauen uns Ihre Abläufe an, finden die größten Zeitfresser und schlagen die ersten schnellen Verbesserungen vor.

  3. 3

    Umsetzung Schritt für Schritt

    Wir digitalisieren einen Ablauf nach dem anderen, schulen Ihre Leute und sorgen dafür, dass der Betrieb dabei normal weiterläuft.

  4. 4

    Begleitung & Optimierung

    Wir bleiben dran, justieren nach und gehen auf Wunsch die nächsten Prozesse an — in dem Tempo, das zu Ihnen passt.

Häufige Fragen

Fragen zu Digitalisierung & Prozesse.

Etwas anderes auf dem Herzen? Rufen Sie an — wir antworten ehrlich.

Frage stellen
Müssen wir teure neue Software kaufen?
Meistens nicht. Oft steckt die Lösung schon in dem, was Sie haben — etwa in Microsoft 365 oder in einem Programm, das nie richtig genutzt wurde. Neue Software empfehlen wir nur, wenn sie sich wirklich rechnet.
Machen die Mitarbeiter überhaupt mit?
Wenn man sie mitnimmt, ja. Wir krempeln nichts über Nacht um, sondern führen Schritt für Schritt ein und erklären, was jedem die Arbeit erleichtert. Veränderung, die spürbar entlastet, wird auch angenommen.
Wo fangen wir an?
Bei dem, was am meisten weh tut und am schnellsten Erfolg bringt. Wir suchen bewusst zuerst die Quick-Wins, damit Sie früh merken, dass sich etwas bewegt — statt monatelang auf ein Großprojekt zu warten.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Gerade dann. Wer wenige Leute hat, kann sich doppelte Tipparbeit am wenigsten leisten. Schon ein paar gesparte Stunden pro Woche sind bei kleinen Teams richtig viel wert.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Die ersten Quick-Wins greifen oft schon nach wenigen Wochen. Größere Umbauten gehen wir Schritt für Schritt an, immer so, dass der Betrieb weiterläuft. Sie entscheiden das Tempo, nicht wir.

Aus der Praxis

Handwerksbetrieb, 12 Mitarbeitende, Raum Donau-Ries

Ausgangslage
Aufträge liefen über Papierzettel und eine Excel-Liste, die nur der Chef pflegte. Dieselben Daten wurden für Angebot, Auftrag und Rechnung mehrfach getippt, der Status eines Auftrags war oft nur per Nachfrage zu klären.
Lösung
Prozess-Aufnahme, dann ein digitaler Auftrags-Workflow auf Basis vorhandener Werkzeuge. Angebot, Auftrag und Rechnung greifen jetzt ineinander, der Status ist für alle an einem Ort sichtbar. Eingeführt Schritt für Schritt, mit Schulung im Betrieb.
Ergebnis
Spürbar weniger Doppelarbeit, mehrere Stunden pro Woche gespart. Der Chef hat den Kopf frei fürs Geschäft, das Team findet sich schnell zurecht — und die Zettelwirtschaft ist Geschichte.

Anonymisierte Darstellung eines realen Projekttyps. Referenzen auf Anfrage.

30 Minuten Erstgespräch.
Kostenlos. Verbindlich gut.

Erzählen Sie uns, wo es klemmt. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie wir helfen können — ohne Verpflichtung.