Microsoft 365 Migration

Warum überhaupt Microsoft 365?

Die meisten Betriebe ziehen nicht aus Begeisterung für Microsoft auf Microsoft 365 um, sondern weil das Alte nicht mehr trägt. Der Exchange-Server im Keller ist in die Jahre gekommen, das Postfach läuft regelmäßig voll, und mindestens einmal pro Woche steht jemand in der Tür und sagt den Satz, den jede IT kennt: „Outlook funktioniert nicht.“ Dann wird neu gestartet, gehofft, geflucht — und beim nächsten Mal das Gleiche von vorn.

Microsoft 365 räumt mit dieser Dauerbaustelle auf. Statt einen eigenen Mailserver zu pflegen, zu kühlen, zu sichern und alle paar Jahre teuer zu ersetzen, mieten Sie das Ganze als Dienst — E-Mail, Office, gemeinsame Ablage und Zusammenarbeit, gewartet von Microsoft, eingerichtet und betreut von einem Menschen, den Sie kennen. Das Postfach ist nicht mehr durch die Festplatte im Keller begrenzt, der Zugriff klappt vom Büro genauso wie vom Küchentisch im Homeoffice, und wenn ein Gerät ausfällt, sind die Daten trotzdem da.

Für den Mittelstand in Bayerisch-Schwaben ist das oft der größte Sprung nach vorn, den die IT in zehn Jahren macht — und genau deshalb lohnt es sich, ihn sauber zu planen statt übers Knie zu brechen.

Ein zweiter Grund, der gern unterschätzt wird: das Rechnen. Ein eigener Mailserver kostet nicht nur in der Anschaffung. Er braucht Strom, Kühlung, Wartung, alle paar Jahre neue Hardware, und im Ernstfall einen teuren Notfalleinsatz. Diese Kosten sind nur deshalb unsichtbar, weil sie nirgends auf einer Rechnung mit „Mailserver“ stehen. Bei Microsoft 365 zahlen Sie stattdessen einen klaren Betrag pro Mitarbeiter und Monat — planbar, ohne böse Überraschung im fünften Jahr, wenn das alte Gerät den Geist aufgibt.

Was Microsoft 365 wirklich ist

Vorweg, weil es ständig durcheinandergeht: Microsoft 365 ist nicht nur „das neue Office“. Word, Excel und PowerPoint sind ein Teil davon, aber eben nur ein Teil. Microsoft 365 ist ein ganzes Bündel an Diensten, und Sie nutzen davon genau so viel, wie zu Ihrem Betrieb passt. Schauen wir uns die wichtigsten Bausteine in Ruhe an — ohne Technik-Kauderwelsch.

Outlook & Exchange Online

Das ist das Herzstück für die meisten: Ihre geschäftliche E-Mail. Exchange Online ist der Mailserver in der Cloud — der Nachfolger des Kastens im Keller, nur dass sich jetzt Microsoft um Betrieb, Updates und Ausfallsicherheit kümmert. Outlook ist das Programm, mit dem Sie wie gewohnt darauf zugreifen, am PC, am Handy, im Browser.

Der entscheidende Unterschied zu vorher: Ihre Mails, Kalender und Kontakte liegen zentral und werden auf allen Geräten synchron gehalten. Was Sie am PC löschen, ist auch am Handy weg. Der Kalender, den die Kollegin freigibt, ist sofort sichtbar. Und das große Postfach ist kein Problem mehr — der Platz wächst mit, statt nach drei Jahren an die Wand zu fahren.

Auch die kleinen Dinge, über die sich im Alltag niemand mehr Gedanken machen will, sind plötzlich gelöst: gemeinsame Postfächer wie info@ oder buchhaltung@, an die mehrere Leute herankommen, ohne ein Passwort herumzureichen. Abwesenheitsnotizen, die zuverlässig greifen. Mailregeln und Signaturen, die auf allen Geräten gleich aussehen. Das klingt unspektakulär — aber es ist genau das Kleinklein, das vorher ständig für Nachfragen gesorgt hat.

Teams

Teams ist Microsofts Werkzeug für die tägliche Zusammenarbeit: Chat statt Zettelwirtschaft, Videocalls statt Telefonkette, Bildschirmfreigabe, gemeinsame Besprechungen. Gerade seit alle gelernt haben, auch mal von zu Hause zu arbeiten, ist das für viele Betriebe Gold wert.

Ehrliche Einordnung: Nicht jeder braucht Teams, und wir reden es Ihnen nicht ein. Ein Handwerksbetrieb mit acht Leuten, die sich morgens ohnehin in der Werkstatt sehen, nutzt vielleicht nur den Chat fürs Schnelle. Eine Kanzlei mit Mandantenterminen und Homeoffice holt deutlich mehr heraus. Wir richten ein, was Sie wirklich verwenden — und lassen den Rest aus dem Weg.

Ein Wort zur häufigsten Sorge: Teams gilt als „kompliziert“, weil viele es während der Pandemie überstürzt und ohne Anleitung vor die Nase gesetzt bekamen. Mit einer sauberen Grundeinrichtung — sinnvolle Kanäle, klare Benennung, nicht alles für alle — wird daraus ein Werkzeug, das man nach einer Viertelstunde versteht. Genau das ist der Unterschied zwischen „aufgedrängt“ und „eingerichtet“.

SharePoint & OneDrive

Hier wird das Dateichaos beerdigt. SharePoint ist die gemeinsame Ablage Ihres Betriebs — quasi das Nachfolger-Laufwerk vom alten Server, nur dass es von überall sicher erreichbar ist und mehrere Leute gleichzeitig an einer Datei arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu überschreiben. OneDrive ist der persönliche Speicher für jeden einzelnen Arbeitsplatz, automatisch gesichert in der Cloud.

Das Ergebnis: Schluss mit „Welche Version ist denn jetzt die aktuelle?“, Schluss mit Dateien, die sich Leute per Mail hin- und herschicken, Schluss mit dem Desktop als heimlichem Datengrab. Stattdessen ein klarer Ort für gemeinsame Dateien und ein klarer Ort für persönliche.

Und nebenbei löst sich das Homeoffice-Problem von selbst: Wer von zu Hause arbeitet, greift auf dieselbe Ablage zu wie im Büro — sicher, ohne VPN-Gefummel, ohne dass jemand „schnell die Datei rüberschickt“. Versehentlich Gelöschtes lässt sich aus dem Papierkorb oder über die Versionshistorie zurückholen, statt im Kollegenkreis nach der letzten guten Kopie zu fragen.

Office-Apps

Word, Excel, PowerPoint, OneNote — die Programme, die ohnehin jeder kennt. In Microsoft 365 bekommen Sie immer die aktuelle Version, ohne alle paar Jahre neu kaufen und neu installieren zu müssen. Je nach Plan laufen sie als gewohnte Programme auf dem Rechner, im Browser oder auf dem Handy. Für viele Betriebe ist das der bequeme Nebeneffekt: Die vertrauten Werkzeuge sind einfach immer da und immer aktuell.

Praktisch bedeutet das auch das Ende einer alten Plage: keine bunte Mischung mehr aus Office 2013 auf dem einen Rechner, einer Testversion auf dem nächsten und einer abgelaufenen Lizenz auf dem dritten. Alle arbeiten mit demselben Stand, neue Geräte sind in Minuten startklar, und der Streit darüber, warum sich eine Excel-Datei beim Kollegen plötzlich „komisch“ verhält, gehört der Vergangenheit an.

Der Umzug Schritt für Schritt

Ein Mailumzug ist wie ein Umzug ins neue Büro: Wenn man ihn plant, ist es ein ruhiges Wochenende. Wenn man ihn übers Knie bricht, steht man am Montag zwischen Kartons und findet das Telefon nicht. Wir machen Ersteres. So läuft es ab:

1. Lizenzberatung. Zuerst klären wir, welcher Microsoft-365-Plan zu Ihnen passt. Das ist wichtiger, als es klingt, denn die falsche Wahl kostet entweder unnötig Geld oder fehlt hinten an Funktionen. Wir schauen, was Sie tatsächlich brauchen, und empfehlen ehrlich — auch wenn das oft der günstigere Plan ist.

2. Bestandsaufnahme. Wir nehmen auf, was umzieht: alle Postfächer mit ihrer Größe, gemeinsame Postfächer, Verteilerlisten, Kalender, Kontakte und die Daten auf dem alten Server. So gibt es vorher eine vollständige Liste — und nichts bleibt zufällig liegen.

3. Testmigration. Bevor irgendetwas Echtes umzieht, migrieren wir ein einzelnes Probepostfach und prüfen genau: Kommen Mails, Kalender und Kontakte vollständig an? Stimmen Ordnerstrukturen, Signaturen, Berechtigungen? Falls etwas hakt, sehen wir es hier — und nicht am Montagmorgen, wenn das halbe Büro wartet.

4. Migration am Wochenende. Der eigentliche Umzug läuft, wenn niemand arbeitet — in der Regel von Freitagabend bis Sonntag. Wir kopieren die Postfächer, gleichen sie ab und stellen ganz zum Schluss die Domain um, sodass neue Mails ab dem Umschalten in Microsoft 365 ankommen. Das Alte bleibt dabei als Sicherheitsnetz erhalten.

5. Einrichtung Teams, SharePoint & OneDrive. Parallel richten wir die Zusammenarbeit ein, soweit Sie sie wollen: eine saubere gemeinsame Ablage statt Dateichaos, Teams für Chat und Meetings, OneDrive auf jedem Arbeitsplatz. Sauber strukturiert, mit sinnvollen Berechtigungen — nicht einfach alles für alle offen.

6. Schulung & Übergabe. Zum Schluss zeigen wir Ihren Leuten in einfacher Sprache, was sich für sie ändert — meist erstaunlich wenig, weil Outlook ja Outlook bleibt. Sie bekommen außerdem eine Dokumentation, die kein Informatikstudium voraussetzt, und wissen, an wen Sie sich wenden, wenn doch mal eine Frage auftaucht.

„Geht beim Umzug E-Mail verloren?“ — die ehrliche Antwort

Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird, und sie ist absolut berechtigt. E-Mail ist für die meisten Betriebe das Gedächtnis der Firma: Angebote, Aufträge, Absprachen, Rechnungen. Wenn da etwas verschwindet, ist das kein Schönheitsfehler, sondern ein echtes Problem.

Die ehrliche Antwort lautet: Nein, bei einem sauber durchgeführten Umzug geht keine E-Mail verloren. Und das ist keine Beschwichtigung, sondern hat handfeste Gründe:

• Wir kopieren Ihre Mails, wir verschieben sie nicht. Das alte Postfach bleibt während der gesamten Migration vollständig erhalten. Sollte beim Neuen etwas fehlen, ist das Alte als Original noch da.
• Wir schalten erst um, wenn das neue Postfach nachweislich vollständig ist — geprüft, nicht gehofft.
• Durch die Testmigration vorab kennen wir die Stolpersteine schon, bevor es ernst wird. Am Umzugswochenende gibt es deshalb keine bösen Überraschungen.

Ehrlich bleibt aber auch: Ein Umzug ohne jede Vorbereitung, mit irgendeinem Klick-Werkzeug über Nacht, kann schiefgehen. Genau deshalb machen wir es nicht so. Lieber ein Wochenende mehr Sorgfalt als eine Woche Chaos am Montag.

Lizenzen ohne Dschungel

Wenige Dinge sind so unübersichtlich wie die Microsoft-Lizenzwelt. Business Basic, Business Standard, Business Premium, dazu die Apps-Pläne und ein paar Enterprise-Varianten — die Namen klingen ähnlich, die Unterschiede sind es nicht, und im Kleingedruckten verliert man schnell den Überblick. Genau dieses Lizenz-Wirrwarr ist der Grund, warum am Jahresende oft niemand sagen kann, wofür eigentlich Geld abgeht.

Wir bringen da Ordnung rein. In aller Kürze, ohne Ihnen einen Lizenzkatalog vorzulesen:

• Wer nur E-Mail und Office im Browser braucht, kommt mit einem günstigen Plan aus (grob ab 6 € netto pro Person und Monat).
• Wer die Office-Programme klassisch auf dem Rechner will, braucht eine Stufe höher (grob um die 12 € netto).
• Wer zusätzlich mehr Sicherheit und Geräteverwaltung möchte — gerade für Kanzleien, Praxen und alle mit sensiblen Daten interessant — landet beim Premium-Plan (grob um die 22 € netto).

Das sind Richtwerte, keine Angebote — die genauen Preise legt Microsoft fest und ändert sie auch mal. Entscheidend ist: Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Plan reicht, statt Ihnen vorsichtshalber den teuersten zu verkaufen. Die Lizenzgebühr zahlen Sie übrigens direkt an Microsoft — daran verdienen wir nichts. Unser Honorar ist die Einrichtung und die Betreuung, sauber getrennt und nachvollziehbar.

DSGVO & Speicherort: Wo liegen Ihre Daten?

Eine völlig berechtigte Frage, gerade bei Kanzleien, Praxen und allen, die mit Mandanten- oder Patientendaten arbeiten. Microsoft 365 ist amerikanische Software — heißt das, Ihre Daten liegen irgendwo in den USA und die DSGVO schaut in die Röhre?

So einfach ist es nicht, und die gute Nachricht zuerst: Ihre Daten lassen sich in Microsofts EU-Rechenzentren speichern. Microsoft betreibt Standorte in der Europäischen Union und bietet mit der „EU Data Boundary“ zu, die Verarbeitung weitgehend in der EU zu halten. Dazu schließen Sie mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab — den gibt es standardisiert, und er regelt genau, wie mit Ihren Daten umgegangen wird.

Ganz ohne Sternchen ist das Thema nicht: Bei US-Anbietern bleibt rechtlich eine Restdiskussion, weil amerikanische Behörden unter bestimmten Umständen Zugriff verlangen könnten. Für die allermeisten Mittelstandsbetriebe ist Microsoft 365 mit sauberer Einrichtung, EU-Speicherort und AVV trotzdem ein gangbarer, gut abgesicherter Weg — und in der Praxis um Längen besser als der ungepatchte Server im Keller, dessen Backup seit Monaten ins Leere läuft.

Wir richten die datenschutzrelevanten Einstellungen passend ein, sorgen für den EU-Speicherort und erklären Ihnen in verständlichem Deutsch, was das konkret für Sie bedeutet. Wenn Sie es ganz genau wissen wollen, schauen wir uns das im Rahmen unserer Leistung rund um IT-Sicherheit und DSGVO im Detail an.

Was nach dem Umzug passiert

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass mit Microsoft 365 alle IT-Themen erledigt seien — Microsoft kümmert sich ja um alles. Das stimmt für den Serverbetrieb, aber nicht für Ihren Betrieb. Zwei Dinge bleiben in Ihrer Verantwortung, und genau hier sehen wir bei selbst gemachten Umzügen die meisten Lücken.

Erstens: Microsoft sichert die Technik, nicht Ihre Inhalte. Wenn ein Mitarbeiter versehentlich einen ganzen Ordner löscht, eine Datei überschreibt oder — im schlimmsten Fall — Schadsoftware sich durch die Cloud-Ablage frisst, hilft Ihnen Microsofts Ausfallsicherheit wenig. Deshalb gehört zu einem sauberen Setup ein zusätzliches Backup Ihrer Microsoft-365-Daten, das Mails, Dateien und Teams unabhängig sichert. Das ist kein Misstrauen gegen Microsoft, sondern dieselbe 3-2-1-Logik wie beim alten Server: Wer nur eine Kopie hat, hat keine Sicherheit.

Zweitens: Konten kommen und gehen. Eine neue Kollegin braucht ein Postfach, ein Azubi wird übernommen, jemand verlässt den Betrieb und sein Zugang muss sauber entzogen werden — sonst läuft die Lizenz weiter und ein offenes Konto bleibt als Risiko zurück. Diese kleine, regelmäßige Pflege ist nichts Dramatisches, aber sie muss jemand machen. In unserer laufenden Betreuung übernehmen wir genau das: neue Konten, gesperrte Konten, Lizenzen im Blick, und ein Auge auf die Sicherheitseinstellungen.

Sie müssen dafür keine eigene IT-Abteilung aufbauen. Sie holen sich genau so viel Betreuung dazu, wie Sie brauchen — vom gelegentlichen Anruf bis zur festen monatlichen Pauschale. Mehr dazu finden Sie bei unserer Leistung rund um IT-Infrastruktur und laufenden Betrieb.

Microsoft 365 oder Google Workspace?

Diese Frage taucht zu Recht auf, denn Google Workspace ist die naheliegende Alternative — ebenfalls E-Mail, Office und Zusammenarbeit aus der Cloud. Ein fairer, kurzer Vergleich, ohne Lagerkrieg:

Für Google Workspace spricht, dass es leichtgewichtig und sehr aufs Arbeiten im Browser ausgelegt ist. Wer ohnehin überwiegend online arbeitet, junge Teams hat und keine tiefe Office-Historie mit sich herumträgt, fühlt sich dort oft schnell wohl.

Für Microsoft 365 spricht im klassischen deutschen Mittelstand meist mehr: Word und Excel sind hier seit Jahrzehnten der Standard, viele Branchenprogramme, Steuersoftware und Schnittstellen setzen Microsoft Office voraus, und die vertraute Outlook-Welt ist tief verankert. Für eine Kanzlei, ein Autohaus oder einen Produktionsbetrieb ist der Umstieg auf Microsoft 365 deshalb in aller Regel der reibungsärmere Weg — schlicht, weil die Werkzeuge und Abläufe schon darauf ausgelegt sind.

Unsere ehrliche Empfehlung: Für die meisten Betriebe hier in der Region passt Microsoft 365 besser. Aber wenn Ihr Arbeitsalltag klar für Google spricht, sagen wir Ihnen das auch — wir haben kein Interesse daran, Ihnen das falsche Werkzeug aufzudrängen.

Warum aus Wertingen?

Weil ein Mailumzug Vertrauenssache ist. Es geht um das Gedächtnis Ihrer Firma, und da wollen Sie keine anonyme Hotline am anderen Ende der Republik, sondern jemanden, der greifbar ist. Wir sitzen in Wertingen und sind in Bayerisch-Schwaben zu Hause — in Dillingen, Augsburg, Donauwörth, Günzburg und im Donau-Ries sind wir schnell vor Ort, wenn es nötig ist.

Das meiste rund um Microsoft 365 lässt sich ohnehin aus der Ferne erledigen — aber wenn am Montag nach dem Umzug jemand am Empfang sitzt und unsicher ist, ob die Mail wirklich rausgegangen ist, dann ist es ein Unterschied, ob eine feste Ansprechperson abnimmt, die Ihren Betrieb kennt, oder ob Sie sich durch ein Ticketsystem kämpfen.

Dazu kommt: Wir kennen den Mittelstand hier. Wir wissen, dass bei Ihnen nicht ein IT-Vorstand über Lizenzen entscheidet, sondern der Chef zwischen zwei Terminen — und wir reden entsprechend. Klartext, keine Folienschlacht.

So fängt es an

Der erste Schritt ist ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Wir hören zu, fragen nach, wie viele Postfächer umziehen sollen und wo es heute klemmt, und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie ein Umzug auf Microsoft 365 für Sie sinnvoll ist. Wenn es passt, bekommen Sie vorab eine klare Lizenzempfehlung und einen festen Pauschalpreis für den Umzug — damit Sie wissen, woran Sie sind, bevor irgendetwas beginnt.

Kein Mondpreis, kein Lizenz-Dschungel, kein Chaos im Postfach. Sondern ein geplanter Umzug, ein ruhiges Wochenende — und ein Montag, an dem einfach alles da ist, wo es hingehört. Reden wir drüber.